Privacy policy
Privacy Statement HSV De Ruisvoorn Helden
HSV De Ruisvoorn Helden, gevestigd aan de Oude Dijk 10 Helden en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40164690. Deze privacyverklaring vormt een nadere uitwerking van het huishoudelijk reglement artikel 5 in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze Privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens HSV De Ruisvoorn Helden verwerkt en voor welke doeleinden deze worden gebruikt.
1.GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS.
1.1HSV De Ruisvoorn Helden verwerkt (mogelijk) hierna genoemde persoonsgegevens indien u:
-Zich inschrijft als lid bij HSV De Ruisvoorn, Sportvisserij Nederland, Sportvisserij Limburg (ledenadministratie sportvisserij Nederland en ter inzage voor HSV De Ruisvoorn Helden)
-Een product afneemt bij Sportvisserij Nederland (deelnemen aan cursussen, wedstrijden, evenementen, abonnementen op magazines en of nieuwsbrieven)
-Contact met ons opneemt (bijv. via mail, contactformulier op de website, telefonisch en dergelijke)
-U formulieren invult op onze website om een lidmaatschap aan te vragen, deelnemen aan wedstrijden waarvoor inschrijving verplicht is gesteld door de organisatie, het vrijwillig invullen van de hengelvangstregistratie op de website.
1.2HSV De Ruisvoorn Helden verzamelt (mogelijk) de volgende (persoons) gegevens:
•Voorletters, voor - en achternaam;
•Adresgegevens; (adres, postcode, provincie, land, woonplaats)
•Telefoonnummer;
•Geboortedatum (leeftijd) en plaats;
•Geslacht;
•rekeningnummer(s) (bankrekening);
•E-mailadres;
•Geslacht;
•Overlijdensdatum;
•LinkedIn, Facebook en Twitter;
•Werkzaam bij de organisatie
•Lidmaatschapsnummer(s);
•Voertuig kentekenplaat i.v.m. autovergunning;
•Voorts alle mogelijk relevante sportvisserijgegevens (zoals vrijwilligersfunctie(s) binnen de vereniging, afgenomen producten en diensten, hengelsportvoorkeuren, hengelsportresultaten e.d.);
•Browsercookies alleen voor een goed werkende website;
•Beeldmateriaal gemaakt van en tijdens evenementen (foto, video, geluidsopnamen e.d.).
1.3Lidmaatschap
•Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum.
•Grondslag: Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website).
•Verwerkingen: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten.
•Verwerkt door: Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie.
•Bewaartermijn: Gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.
Sportvisserij Nederland beheert de ledenadministratie. Alle leden dienen dan zoveel mogelijk met sportvisserij Nederland te communiceren over wijzigingen in hun lidmaatschap. Sportvisserij Nederland is verantwoordelijk voor het gedeelte m.b.t. de VISpas en de automatische incasso's.
Onze ledenadministrateur blijft verantwoordelijk voor het uitgeven van de gratis jeugdvergunningen en de autovergunning van HSV De Ruisvoorn Helden aan onze leden. Hij behoudt de bevoegdheid om wijzigingen in de ledenadministratie van de sportvisserij door te voeren en gegevens te verzamelen voor het creëren van deze vergunningen. Verder kan hij uw gegevens invoeren in het systeem voor de aanvraag van vergunningen. Het financiële aspect zal tot op zekere hoogte afgeschermd zijn en beheerd worden door Sportvisserij Nederland.
Bovendien is onze ledenadministrateur gemachtigd om op verzoek van het bestuur rapporten te genereren. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het ledenadministratiesysteem van Sportvisserij Nederland. Onze ledenadministrateur heeft toegang tot dit systeem, maar moet wel inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Sportvisserij Nederland past een beveiligingsprotocol toe waarbij regelmatig een nieuw wachtwoord moet worden ingesteld.
1.4HSV De Ruisvoorn Helden kan deze gegevens (1.2 en 1.3) gebruiken om:
•Het verstrekken van gepersonaliseerde visdocumenten (lidmaatschap);
•Beleidsinformatie (beleidsformulering en optimalisering dienstverlening);
•Voorlichting (informatievoorziening);
•Onderzoek (binnen de hengelsport);
•Handhaving.
1.5 Nieuwsbrief
•Persoonsgegevens: Naam en e-mailadres.
•Grondslag: Ontvangen van de nieuwsbrief.
•Verwerkingen: Informatie verstrekking in de vorm van nieuwsbrieven.
•Verwerkt door: Secretaris/ledenadministrateur.
•Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men aangemeld is en na afmelden nog maximaal tot het einde van het boekjaar (31 december lopende jaar tot uiterlijk 31 januari komende jaar).
Leden ontvangen de nieuwsbrief per e-mail. Ze kunnen zich via de website inschrijven voor de nieuwsbrief. Tijdens de inschrijving wordt gecontroleerd of de persoon werkelijk lid is van de vereniging. Na bevestiging hiervan zal het lid de nieuwsbrief ontvangen. De optie om zich af te melden zal duidelijk zichtbaar zijn in de nieuwsbrief. Als men kiest om deze optie te gebruiken, zal men zich afmelden en de nieuwsbrief niet meer ontvangen.
2.INFORMATIE, WIJZIGING EN BEZWAAR
U kunt contact opnemen met HSV De Ruisvoorn Helden via e-mail: secretariaat@hsvderuisvoorn.nl voor:
•Recht op rectificatie;
•Recht op vergetelheid;
•Recht op beperking van verwerking;
•Recht op kennisgevingsplicht;
•Recht op overdraagbaarheid van gegevens
•Recht van bezwaar
De privacyverklaring is te vinden op onze website. Als vereniging verwijzen we niet in al onze documenten met persoonsgegevens naar deze privacyverklaring.
3.BEVEILING VAN UW GEGEVENS
3.1HSV De Ruisvoorn Helden zal uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en ze niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is.
3.2HSV De Ruisvoorn Helden treft adequate technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te Beveiligen.
3.3Alleen het bestuurslid met de functie secretaris/ledenadministrateur heeft direct inzage in uw gegevens via een beveiligde omgeving. Wel kan het bestuur voor een goede bedrijfsvoering inzage vragen in uw gegevens.
3.4Onze secretaris/ledenadministrateur is verplicht om zijn systeem (automatisch) regelmatig te voorzien van de benodigde updates om zo een veilig werkend systeem te hebben. Daaronder valt ook een gerenommeerde anti virus beveiliging
3.5Uw gegevens staan opgeslagen op een separate HDD die beveiligd is met een wachtwoord. Op deze manier hoeven er geen persoonsgegevens te worden opgeslagen op een privé computer. Externe opslag media (Cloud services) zijn allen beveiligd met een wachtwoord.
4.DERDEN
4.1 HSV De Ruisvoorn Helden kan uw gegevens aan de volgende derden verstrekken:
-Sportvisserij Nederland, Sportvisserij Limburg of andere hengelsportverenigingen waar u lid bent;
-NOC*NSF
-Personen en instanties die zich bezig houden met de controle en handhaving van de Visserijwet 1963 en daarop gebaseerde regelgeving.
4.2 HSV De Ruisvoorn Helden verstrekt uw gegevens niet aan andere derden dan genoemd in artikel 4.1 tenzij u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of HSV De Ruisvoorn daartoe wettelijk verplicht is op de grond van de wet of een gerechtelijke uitspraak.
5.WIJZIGINGEN
Het kan voorkomen dat deze privacyverklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.