Huishoudelijk Reglement van HSV de Ruisvoorn
Het huishoudelijk reglement bevat de interne regels van de vereniging. Dit is een aanvulling op de statuten. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de statuten. Mocht dit wel het geval zijn, dan gaan de statuten altijd voor. Daarnaast mag het reglement niet in strijd zijn met wetgeving.
In dit huishoudelijk reglement zijn veel zaken al geregeld.
Dit reglement bevat o.a.:
-Definities
-Samenstelling, taken en bevoegdheden van het bestuur, de AV en de bestuursleden;
-De taken en bevoegdheden van het verenigingsbestuur (dagelijks bestuur)
-Benoeming van het bestuur
-Het tegenstrijdig belang;
-De vergaderingen en besluitvorming;
-Het lidmaatschap van de vereniging;
-Communicatie;
-De inkomsten en uitgaven van de vereniging;
-Het royeren van bestuurders, waarschuwen, verboden, schorsen en royeren van leden;
-Autovergunning, wedstrijd vissen, gratis jeugdvergunning;
-Datalekken;
-Controles;
-Organogram
Huishoudelijk reglement van de vereniging HSV de Ruisvoorn
Algemeen
Dit reglement is onafscheidelijk aan de statuten van de vereniging HSV de Ruisvoorn. Het reglement is een uitwerking van de statuten en daaraan ondergeschikt.
Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
•AV: de algemene vergadering van de vereniging.
•Bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 9 van de statuten.
•Verenigingsbestuur: Dagelijks Bestuur
•Bestuursbesluit: beslissing genomen met draagkracht van het volledig bestuur
•Verenigingsbestuur besluiten: besluiten door het dagelijks bestuur
•Contributie: de bijdragen van de leden van de vereniging.
•Decharge: het goedkeuren van door het bestuur en penningmeester gevoerde beleid en het ontslag van aansprakelijkheid.
•De statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een akte van 08-04-2022 bij notaris Mols te Neer
•De vereniging: de vereniging HSV de Ruisvoorn gevestigd te Helden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40164690 opgericht 24-11-1975.
Artikel 1 Het bestuur
1.Het bestuur bestaat uit maximaal 7 leden, te weten een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en 4 algemene bestuursleden.
2.Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het verenigingsbestuur (Dagelijks Bestuur)
3.Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 5 jaar. Zij kunnen worden herbenoemd.
4.Opzegging en tussentijdse opzegging van het bestuurslidmaatschap door een bestuurslid moet schriftelijk plaatsvinden.
5.Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur. Alleen leden kunnen bestuurslid zijn.
6.De penningmeester wordt gecontroleerd door een Kascommissie. In de Kascommissie hebben zitting geen bestuursleden maar alleen gekozen leden tijdens de AV voor de duur van 3 jaar. Leden kunnen na aftreden niet herkiesbaar zijn dit gedurende voor de termijn van minimaal 5 jaar.
Artikel 2 Taken en bevoegdheden het bestuur en bestuursleden
Het bestuur:
1.Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging.
2.Het dagelijks bestuur neemt verenigingsbestuur besluiten.
3.Het bestuur neemt daar waar nodig bestuursbesluiten.
4.Kan werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen en ontbinden.
5.Beslist in ad hoc situaties over uitgaven.
6.Individuele bestuursleden kunnen uitgaven doen na toestemming van de overige bestuursleden.
7.Is bevoegd tot het aangaan van leningen of bankkredieten en het stellen van zekerheden na toestemming AV.
8.Is bevoegd om personeelsleden aan te stellen.
De voorzitter:
1.Heeft de algemene leiding over de vereniging.
2.Vertegenwoordigt de vereniging samen met de secretaris naar binnen en buiten toe.
3.Overlegt samen met de secretaris met officiële instanties.
4.Geeft leiding aan het bestuur.
5.Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
6.Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
7.Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering.
8.Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, landelijk vastgestelde reglementen, de statuten, dit huishoudelijk reglement en andere door de vereniging vastgestelde regelingen.
9.Coördineert en stuurt activiteiten.
10.Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
11.Is lid van het verenigingsbestuur.
De vicevoorzitter:
1.Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
2.Wordt aangewezen door de overige bestuursleden op het moment dat dit van toepassing is.
De penningmeester:
1.Voert de financiële administratie.
2.Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
3.Stelt financiële overzichten op.
4.Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
5.Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen.
6.Begroot inkomsten en uitgaven.
7.Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
8.Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
9.Is lid van het verenigingsbestuur.
De secretaris:
1.Maakt van elke bestuursvergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
a.De datum en plaats van de vergadering.
b.De afwezige bestuursleden.
c.De genomen besluiten.
2.Stelt samen met de voorzitter het niet-financiële jaarverslag op.
3.Stelt samen met de voorzitter de agenda op voor alle vergaderingen
4.Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
5.Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
6.Is gemachtigd om de penningmeester te vervangen bij ontsteltenis of verlet.
7.Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is.
8.Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie.
9.Verzorgt de interne en externe communicatie. Daar waar nodig in overleg met het verenigingsbestuur.
10.Waarborgt de AVG.
11.Houd zich voor zover dat kan op de hoogte van wetgeving of schakelt daarbij hulp in van het overige bestuur of andere adviserende instanties.
12.Is lid van het verenigingsbestuur.
De algemene bestuursleden:
1.Controleren het verenigingsbestuur.
2.Helpen het verenigingsbestuur bij het uitvoeren van hun taken.
3.Voeren taken uit die aan hun worden toebedeeld.
4.Verzorgen/beheren daar waar afgesproken voor alle sociale media kanalen.
5.Nemen deel aan toegewezen commissies.
Artikel 3 Procedure benoeming bestuur
1.Ontstaat een vacature binnen het bestuur, dan kunnen nieuwe kandidaten zich melden bij de secretaris op eigen initiatief of na een daartoe gedane oproep.
2.Deze oproep moet in ieder geval kenbaar zijn gemaakt aan alle leden van de vereniging.
3.Werving kan ook plaatsvinden met advertenties, headhunters of andere netwerken, een en ander per vacature te besluiten door het bestuur.
4.Nieuwe bestuursleden worden benoemd door de AV, bij acclamatie of na schriftelijke verkiezing.
5.Kandidaat (aspirant) bestuursleden moeten in persoon op de vergadering aanwezig zijn.
6.Kandidaat (aspirant) bestuursleden mogen aangeven of er schriftelijk gestemd moet worden of met hand opsteken.
7.Kandidaat (aspirant) bestuursleden mogen niet meestemmen over hun aanstelling.
Artikel 4 Besluiten van de AV
1.Besluiten worden na agendering tijdens een AV genomen.
2.Ieder lid heeft één stem.
3.Besluiten worden genomen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, van de aanwezige leden, met uitzondering van in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties.
4.Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen van de aanwezige leden tot stemming, dan is het voorstel aangenomen.
5.Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
Artikel 5 Tegenstrijdig belang
1.Indien een lid een (in)direct persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging, neemt dit lid geen deel aan de besluitvorming.
2.Is er sprake van een tegenstrijdig belang, dan neemt dit lid niet deel aan, dat deel van de vergadering.
3.Het besluit of er sprake is van een tegenstrijdig belang wordt genomen door een meerderheid van de stemmen.
Artikel 6 Vergaderingen
1.Het bestuur vergadert ten minste 8 maal per jaar en houdt éénmaal per jaar een jaarvergadering voor alle leden. Verder vergadert de vereniging indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien 15 of meer leden hierom verzoekt.
2.Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
3.Vergaderingen kunnen slechts rechtsgeldige besluiten nemen met meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.
4.Elk lid heeft 1 stem. Bestuursleden die lid zijn van de vereniging worden gezien als lid en hebben hierdoor ook 1 stem tijdens vergaderingen.
5.Er kan niet gestemd worden via volmacht, schriftelijke toestemming of via elektronische weg.
Artikel 7 Besluiten van het bestuur
1.Besluiten worden na agendering tijdens een bestuursvergadering genomen.
2.Ieder bestuurslid heeft één stem.
3.Voor het nemen van een geldig besluit moeten minimaal 4 bestuursleden deelnemen aan de vergadering of een schriftelijke volmacht hebben afgegeven. Het maakt daarbij niet uit of het om een Teams vergadering (online) gaat.
4.Besluiten worden genomen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, met uitzondering van in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties.
5.Minimaal twee bestuursleden kunnen besluiten nemen die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn.
6.Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, is het voorstel aangenomen.
7.Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
8.Het verenigingsbestuur is bevoegd tot het nemen van een geldig besluit.
9.Het bestuur is bevoegd tot het nemen van geldig een bestuursbesluit.
Artikel 8 Vergaderingen van het bestuur
1.Het bestuur vergadert ten minste 8 maal per jaar, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
2.Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
3.Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
Artikel 9 De agenda en notulen
1.(Bestuurs)leden kunnen tot 4 dagen voor de vergadering agendapunten bij de secretaris inbrengen. De secretaris stelt de agenda op.
2.Bestuursleden kunnen tijdens de vergadering nog punten inbrengen of indien gewenst punten te verschuiven naar een latere vergadering.
3.De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door aan de (bestuurs)leden.
4.De secretaris zorgt voor vastlegging van de besluiten genomen in de vergadering in conceptnotulen.
5.De opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld in definitieve notulen.
Artikel 10 Inbreng tijdens de bestuursvergadering
1.Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
2.Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
3.Het bestuur kan het verenigingsbestuur vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. Het verenigingsbestuur neemt een beslissing over de toelating.
Artikel 11 Lidmaatschap
1.De aanvraag voor toelating tot het lidmaatschap gebeurt door het invullen van een (online) inschrijfformulier. Hierop worden de volgende gegevens opgenomen: voorna(a)m(en), achternaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres en overige contactgegevens, bankrekeningnummer t.b.v. de contributie en eventuele andere voor de vergunning benodigde gegevens.
2.Indien de aanvrager op het moment van aanmelding minderjarig is, dient het inschrijfformulier te worden ondertekend door één van de wettelijke vertegenwoordigers, met vermelding van diens achternaam en voorletters.
3.De secretaris controleert de gegevens op het inschrijfformulier. De persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand.
4.De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan sportvisserij Nederland door te geven. Alleen als het voor betreffende lid dit niet mogelijk is kan dit alsnog schriftelijk of per e-mail bij de ledenadministratie van HSV de Ruisvoorn.
5.De vereniging stelt deze gegevens beschikbaar aan sportvisserij Nederland. Sportvisserij Nederland regelt de ledenadministratie en de inning van de contributie voor HSV de Ruisvoorn. HSV de Ruisvoorn zorgt voor de geldige vergunning van het in haar bezit zijnde wateren.
6.De kosten voor het lidmaatschap worden door het bestuur voorgesteld en in de AV vastgesteld.
7.Het bestuur besluit over toelating tot het lidmaatschap.
8.Indien het bestuur besluit de aanvrager niet toe te laten, ontvangt de aanvrager daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk bericht onder opgaaf van redenen. Het bestuur kan besluiten tot niet-toelating indien:
a.de aanvrager niet voldoet aan de eisen die de wet, statuten, reglementen en/of door de vereniging vastgestelde regelingen aan het lidmaatschap stellen;
b.het bestuur andere gewichtige bezwaren heeft.
9.Zodra het lidmaatschap is bevestigd dan is het aangemelde lid zowel lid van HSV de Ruisvoorn als van sportvisserij Nederland. Het betreft een dubbel lidmaatschap zonder extra kosten.
10.Vispas en alle vergunning uit naam van HSV de Ruisvoorn zijn en blijven eigendom van de vereniging. Op verzoek van een controleur of wettelijk bevoegd controleur dient zowel de vergunning als vispas te worden ingeleverd.
11.Beëindiging lidmaatschap kan alleen geschieden voor 1 oktober van het lopende jaar. Niet tijdig opgezegde lidmaatschappen worden het jaar erna voortgezet. Restitutie voor te laat opgezegde lidmaatschappen is niet mogelijk.
12.Opzegging voor 20 september van het lopende jaar bij de eigen ledenadministratie of voor 1 oktober via mijnsportvisserij.nl
Artikel 12 Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
a.De leden.
b.Donateurs, sponsoren en andere organisaties.
c.De media.
d.De overheid.
Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.
Artikel 13 Inkomsten: contributie, donaties, subsidies
1.Alle leden betalen jaarlijkse contributie. De hoogte van de contributie en eventuele verschillen (jeugd, bijzonder leden, etc.) wordt jaarlijks vastgesteld door de AV.
2.De inning van de contributie vindt plaats onder verantwoordelijkheid van sportvisserij Nederland.
3.Nieuwe leden betalen hun lidmaatschap direct bij afhaling van het voorlopig bewijs van lidmaatschap en vergunning. Betaling geschied op voordracht van de ledenadministratie per pin transactie of andere digitale weg rechtstreeks op rekening van HSV de Ruisvoorn.
4.Legaten en erfstellingen kunnen uitsluitend onder voorbehoud van beschrijving worden geaccepteerd door het bestuur.
5.Te ontvangen subsidies kunnen uitsluitend worden aangevraagd na goedkeuring door het bestuur, hierbij is duidelijk aangegeven welke eventuele verplichtingen er voor de vereniging aan de te ontvangen subsidie zijn verbonden.
6.Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de vereniging.
7.Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven.
Artikel 14 Uitgaven en declaraties
1.Projectuitgaven kunnen worden betaald door het bestuur binnen de goedgekeurde projectplannen.
2.Bestuursleden kunnen privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers voor de vereniging declareren. Kilometer declaratie kan alleen met het op dat moment geldend belasting vrije tarief vastgesteld door de overheid. Tijdens de opmaak van dit document bedragen die 0,21 eurocent per km.
Artikel 15 Royement bestuurslid
1.Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als het bestuurslid door onbehoorlijk bestuur schade voor de vereniging heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
2.Het bestuur beslist over het royement van het bestuurslid.
3.Voor het nemen van een geldig besluit moet minimaal twee derde van de bestuursleden deelnemen aan de vergadering of een schriftelijke volmacht hebben afgegeven.
4.In spoedeisende gevallen kan een bestuurslid worden geschorst door het bestuur.
5.Deze besluiten neemt het bestuur met een meerderheid van de stemmen.
Artikel 16 Leden: waarschuwen, betredingsverbod, schorsen, royeren
1.In het geval een lid zich niet aan de regels van de vereniging houdt en/of ongewenst gedrag vertoont is het bestuur bevoegd het lid een schriftelijke waarschuwing te sturen. Hieronder wordt verstaan het schaden van de belangen van de vereniging, dan wel indien het lid handelt in strijd met de wet, de statuten, dit huishoudelijk reglement, bestuursbesluiten en/of door de vereniging vastgestelde regelingen. Het bestuur kan het lid oproepen om verantwoording af te leggen.
2.Het bestuur is bevoegd om onder daartoe aanleiding gevende omstandigheden een lid de toegang tot de vereniging te ontzeggen. Het bestuur legt dit besluit schriftelijk vast en verstuurt het besluit naar het betreffende lid. Zodra de toegang wordt ontzegt is het betreffende lid verplicht zijn vispas en vergunning in te leveren bij het secretariaat in afwachting van het oordeel.
3.Het bestuur is bevoegd om een lid voor bepaalde tijd te schorsen indien het lid zich niet aan de regels van de vereniging houdt. Aan de schorsing dient eerst een schriftelijke waarschuwing vooraf te gaan. Het besluit tot schorsing voor onbepaalde tijd wordt door de algemene vergadering genomen met een gewone meerderheid van de stemmen.
4.Het bestuur is bevoegd het lidmaatschap op te zeggen
a.in de gevallen die in de statuten zijn genoemd;
b.wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten van het lidmaatschap te voldoen;
c.wanneer het redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden om het lidmaatschap voort te laten duren.
Aan de opzegging dient eerst een schriftelijke waarschuwing vooraf te gaan.
5.Het bestuur kan het lid royeren wanneer het lid in strijd handelt met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Aan het royeren dient eerst een schriftelijke waarschuwing en een schorsing vooraf te gaan. Het bestuur neemt het besluit met een meerderheid van de stemmen. De beslissing zal worden gedeeld met sportvisserij Nederland i.v.m. het dubbel lidmaatschap. Royeren is het zwaarste middel wat kan worden toegepast. Het lid zal dan binnen de gehele vispas worden geroyeerd en dient ter stond de vispas en vergunning in te leveren bij het secretariaat. Indien gewenst kan het geroyeerde lid een bevestiging van inlevering vragen. Dit zal dan per post of via mail worden verstuurd aan het lid.
Artikel 17 Autovergunning
1.Een lid kan een verzoek indien voor een autovergunning en de daarbij behorende sleutel van de poort. Om in aanmerking te komen is een invalide kaart op naam verplicht. Een bestuurderskaart is niet geldig voor een aanvraag. Bij aanvraag dient men deze te overleggen. De kaart zal niet worden geregistreerd maar er zal in de sleutel lijst een invalide symbool bij de naam van de aanvrager worden toegevoegd.
2.Er worden alleen schriftelijke verzoeken behandeld. (e-mail of per post)
3.Er zijn maar een beperkt aantal sleutels beschikbaar. Als die op zijn zal er een wachtlijst worden opgebouwd bij het vrijkomen van een sleutel zal deze op basis van eerste aanvraag worden uit gegeven.
4.Voor een autovergunning met sleutel wordt 25 euro borg in rekening gebracht. Bij verlies van een sleutel zal de borg worden gebruikt voor de aanschaf van een nieuwe sleutel en dient er weer opnieuw borg te worden betaald.
5.Er kan geen beroep worden gedaan op mensen die een sleutel hebben zonder invalidekaart. Zij hebben deze bij aanleg van de vijver ontvangen en hebben dit recht in voordracht van vorige besturen nooit verloren.
6.Het bestuur beslist in een bestuursvergadering over een aanvraag. Bestuur kan een verzoek weigeren zonder opgave van reden.
7.Bestuursleden en of commissieleden hebben een autovergunning voor het uitvoeren van hun functie en kunnen daarnaast gebruik maken van de autovergunning als het hun schikt.
8.Onderhoudsploegen zijn voorzien van een sleutel en vergunning om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren.
Artikel 18 Wedstrijd vissen
1.Bestuur heeft besloten wedstrijd vissen toe te staan. Voor alle wedstrijden gelden dezelfde voorwaarden zoals hieronder omschreven.
2.Er bestaan 2 wedstrijdparcoursen op de vijver. Parcours A en parcours B. Deze zijn te vinden op onze website en alle infoborden bij de vijver of op te vragen bij het secretariaat.
3.In de wedstrijd agenda, de website en het infobord zal duidelijk worden aangegeven op welk parcours er die wedstrijddag wordt gevist.
4.Alleen officiële wedstrijden vernoemd in de agenda komen hiervoor in aanmerking.
5.Deelnemers aan wedstrijd hebben geen toestemming het wedstrijd parcours te inspecteren. Dit mag alleen de wedstrijdcommissie.
6.De wedstrijdcommissie mag vissers die op het wedstrijdparcours van die dag zitten verzoeken te verkassen. Betreffende visser dient daar terstond gehoor aan te geven.
7.Wedstrijdcommissie mag niet meer plaatsen claimen dan de plaatsen aangegeven op de parcours indeling. Als alle plaatsen zijn bezet door wedstrijdvissers op het wedstrijdparcours dan pas mag de wedstrijdcommissie besluiten om vooral creatief te zoeken naar beschikbare plaatsen zonder overige vissers te laten verkassen.
8.Mochten er bij het bestuur klachten over de wedstrijdvissers of wedstrijdcommissie binnen komen dan kan/zal het bestuur deze ter verantwoording roepen.
Artikel 19 Gratis jeugdvergunning
1.Doel: meer jeugd naar de vijver te krijgen, ledenwervingsmiddel om de vereniging te verjongen en een bestaan te bieden.
2.Bestuur heeft het recht om gratis jeugdvergunningen uit te geven.
3.Bestuur geeft de ledenadministratie de mogelijkheid deze toe te kennen en de mogelijkheid hiervan kenbaar te maken via alle beschikbare kanalen.
4.Gratis jeugdvergunning is alleen van toepassing op de leeftijd 8 tot 14 jaar.
5.Gratis jeugdvergunning is alleen geldig op visvijver de Breeërpeel.
6.Er zijn andere voorwaarden van toepassing t.o.v. de normale vergunning met vispas. Voorwaarden worden door het bestuur vastgesteld
7.Jeugdleden met deze vergunning hebben het recht om deel te nemen aan alle wedstrijden vermeld in de wedstrijdagenda onder dezelfde voorwaarden als vermeld in het wedstrijdreglement.
Artikel 20 Datalekken
1.Alle leden die de beschikking krijgen over documenten zowel digitaal als op papier vanuit de vereniging dienen er rekening mee te houden dat verlies of diefstal van deze documenten een potentieel data lek is.
2.Bestuur heeft hier in het bijzonder mee te maken.
3.Bij einde lidmaatschap of einde bestuursfunctie dient betreffende ervoor te zorgen dat documenten of e-mails via de juiste weg vernietigd worden of worden ingeleverd bij het bestuur.
4.Ieder bestuurslid heeft geheimhoudingsplicht en tekent daarom bij aangaan van zijn functie een geheimhoudingsplicht document.
5.Ledenadministratie zorgt voor een betrouwbaar besturingssysteem op zijn computer met daaraan vast een goed virus en firewall software pakket. Voordat laatste zal hij een financiële ondersteuning krijgen vanuit de vereniging.
6.Ledengegevens worden niet langer bewaart dan strikt noodzakelijk of bij wet geregelde termijn.
7.Digitaal opgeslagen document worden bij voorkeur op een aparte gegevens drager bewaart en beveiligd met een wachtwoord.
8.Back-up van deze gegevens is mogelijk op beveiligde Cloud omgeving of reserve gegevensdrager.
Artikel 21 Controles
1.Bestuur kan leden toestemming geven tot het volgen van de cursus controle visdocumenten.
2.Bestuur heeft de mogelijkheid om verenigingscontroleurs aan te stellen. Deze mogen op basis van een bestuursbesluit controles uitvoeren zonder de cursus te hebben gevolgd.
3.Controleurs die een controle uitvoeren dienen deze te registreren in het eigen controle systeem.
4.Alle vissers dienen gehoor te geven aan het verzoek van de controleurs om de vergunning te laten zien. Het maakt niet of men elkaar kent of niet.
5.Controleurs dienen zich op verzoek van de visser te legitimeren het zij met de officiële controleurspas of de verenigingscontroleurspas.
6.Er bestaat een mogelijkheid dat er controles worden uitgevoerd in het kader van de visserij wet door geautoriseerde instanties al dan niet samen met een controleur van HSV de Ruisvoorn.
Artikel 22 Besluiten
1.Indien het huishoudelijk reglement niet voorziet in een regeling beslist het bestuur.
2.Indien het bestuur niet tot overeenstemming komt beslist het verenigingsbestuur.